1. Maklumat Umum merupakan maklumat yang menerangkan mengenai jawatan pegawai. Ia juga menerangkan gred jawatan yang diperlukan dan yang disandang.
2. Tujuan Pewujudan Jawatan menerangkan keperluan / justifikasi sesuatu jawatan secara umum dalam satu kenyataan yang merangkumi keseluruhan akauntabiliti. Tujuan pewujudan jawatan juga boleh dikenal pasti dengan merujuk kepada carta organisasi dan carta fungsi sesebuah agensi. Terdiri daripada tiga (3) frasa iaitu :
- Kata Kerja (Kata yang digunakan untuk menyatakan sesuatu perbuatan yang boleh menentukan kompleksiti tugas bagi sesuatu gred jawatan. Seorang penyelia tidak seharusnya mempunyai kata kerja yang sama dengan pegawai dibawah seliaannya kerana setiap gred mempunyai kompleksiti tugas yang berbeza)
- Objek (Rangkaian perkataan selepas kata kerja yang merujuk kepada siapa atau apa. Objek menerangkan fungsi jawatan/produk/perkhidmatan yang dilaksanakan oleh sesuatu jawatan)
- Hasil (Keluaran atau Hasil (Output atau Outcome) merujuk kepada jangkaan penghasilan yang perlu dicapai dalam melaksanakan sesuatu tugas)
3. Akauntabiliti merupakan tanggungjawab utama dalam sesuatu tugas yang dilaksanakan dan dapat memberikan hasil bagi mencapai tujuan perwujudan sesuatu jawatan.
4. Tugas utama merujuk kepada senarai tugas utama yang dikenal pasti dapat mencapai akauntabiliti yang ditetapkan.
5. Dimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan skop fungsi tugas bagi sesuatu jawatan. Parameter / skala dan kuantiti spesifik kepada jawatan berkenaan sahaja dan berdasarkan skala penentuan dibawah seliaan jawatan berkaitan sahaja. Penentuan dimensi adalah berbeza dengan Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT).
6. Kelayakan Akademik merujuk kepada kelayakan minimum yang diperlukan oleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan seperti yang diperuntukan dalam syarat-syarat lantikan skim perkhidmatan. Ikhtisas merujuk kepada kelayakan tambahan yang diperuntukan kepada skim-skim perkhidmatan tertentu. (Cth : Akauntan - Malaysian Association of Certified Public Accaountans)
7. Kemahiran / Kreteria individu merujuk kepada kemahiran/kreteria yang diperlukan oleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan. Bagi jawatan-jawatan berbentuk perkhidmatan gunasama, kader, terbuka dan peminjaman/pertukaran sementara atau mana-mana jawatan yang difikirkan sesuai oleh Ketua Jabatan dan/atau Ketua Perkhidmatan, kriteria pengalaman dan kriteria individu yang dibangunkan dalam Deskripsi Tugas tidak menghalang mana-mana menyandang yang kurang memenuhi kreteria untuk ditempatkan di jawatan tersebut. Walaubagaimanapun Ketua Jabatan dan/atau Ketua Perkhidmatan boleh menentukan sebarang bentuk pembangunan atau latihan kepada penyandang bagi memenuhi mana-mana kriteria tersebut.
8. Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan bagi melaksanakan di jawatan tersebut. Tempoh pengalaman hendaklah realistik dengan gred sesuatu jawatan, bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada.
Berikut adalah deskripsi Tugas sebagai rujukan :
https://drive.google.com/file/d/1bY0emc-x57fEUQ-oUcbG6rGrntywtBRF/view?usp=share_link
dan ini adalah Deskripsi Tugas Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Pengambilan & Data) sebagai rujukan dan perlu penambahbaikan dari masa ke masa.
https://drive.google.com/file/d/1vdGecwmTpzR_HE8bok2Pwsa55zrcl3QP/view?usp=share_link
